{"id":568,"date":"2016-11-07T23:04:12","date_gmt":"2016-11-07T23:04:12","guid":{"rendered":"http:\/\/tecnopetrolqhse.com\/?page_id=568"},"modified":"2019-03-05T02:43:46","modified_gmt":"2019-03-05T02:43:46","slug":"manual-politicas-de-tratamiento-bases-de-datos","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/tecnopetrolqhse.com\/?page_id=568","title":{"rendered":"MANUAL  POL\u00cdTICAS DE TRATAMIENTO BASES DE DATOS"},"content":{"rendered":"<p>En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por la cual se dictan disposiciones para la protecci\u00f3n de datos personales y en desarrollo del derecho Constitucional que tiene todas las personas sobre el conocimiento, actualizaci\u00f3n y rectificaci\u00f3n de la informaci\u00f3n que exista de ellas en bases de datos y archivos, e igualmente en aplicaci\u00f3n del derecho a la intimidad personal, familiar y dem\u00e1s derechos referentes al manejo y uso de la informaci\u00f3n personal por parte de las entidades de naturaleza p\u00fablica o privadas, TECNO PETROL QHSE DEL ORIENTE S.A.S. NIT: 900478962-7\u201d y que para efectos de este documento se identificara como \u201cla empresa\u201d sociedad domiciliada en Tauramena (Casanare), ubicada en el Km 0.5 por la v\u00eda vereda caba\u00f1as, Tel\u00e9fono 3112854917 y 6320436 y E-mail gerencia@tecnopetrolqhse.com en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales y en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende para hacer efectiva las garant\u00edas Constitucionales, dar un tratamiento adecuado a la informaci\u00f3n que recibe, mantener o eliminar de sus bases de datos o archivos en ejecuci\u00f3n de su objeto social, para lo cual fija las siguientes pol\u00edticas:<br \/>\nCAPITULO PRIMERO<br \/>\nASPECTOS B\u00c1SICOS<\/p>\n<p>SECCI\u00d3N PRIMERA. GENERALIDADES<br \/>\n1.1 DEFINICIONES, se entiende por:<br \/>\nAutorizaci\u00f3n: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.<\/p>\n<ul>\n<li>Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.<\/li>\n<li>Encargado del Tratamiento: Persona natural o jur\u00eddica, p\u00fablica o privada, que por s\u00ed misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.<\/li>\n<li>Responsable del Tratamiento: Persona natural o jur\u00eddica, p\u00fablica o privada, que por s\u00ed misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y\/o el Tratamiento de los datos.<\/li>\n<li>Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.<\/li>\n<li>Tratamiento: Cualquier operaci\u00f3n o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolecci\u00f3n, almacenamiento, uso, circulaci\u00f3n o supresi\u00f3n.<\/li>\n<li>Aviso de privacidad: Comunicaci\u00f3n verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las pol\u00edticas de Tratamiento de informaci\u00f3n que le ser\u00e1n aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.<\/li>\n<li>Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y\/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, env\u00eda la informaci\u00f3n o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del pa\u00eds.<\/li>\n<li>Transmisi\u00f3n: Tratamiento de datos personales que implica la comunicaci\u00f3n de los mismos dentro o fuera del territorio de la Rep\u00fablica de Colombia cuando tenga por objeto la realizaci\u00f3n de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.<\/li>\n<\/ul>\n<p>SECCI\u00d3N SEGUNDA. PRINCIPIOS RECTORES.<\/p>\n<p>Con los l\u00edmites dispuestos en la ley y sin re\u00f1ir con los datos sometidos a reserva legal o con regulaci\u00f3n especial, la empresa aplicara los siguientes principios sobre el tratamiento de datos y archivos:<\/p>\n<ul>\n<li>Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de los datos es una actividad reglada sujeta a la ley.<\/li>\n<li>Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad leg\u00edtima de acuerdo con la Constituci\u00f3n y la Ley, e informada al Titular.<\/li>\n<li>Principio de libertad: El Tratamiento s\u00f3lo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular o por mandato legal o judicial que sustituya el consentimiento.<\/li>\n<li>Principio de veracidad o calidad: La informaci\u00f3n sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se proh\u00edbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.<\/li>\n<li>Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho al Titular a obtener en cualquier momento y sin restricciones, informaci\u00f3n acerca de la existencia de datos que le conciernan.<\/li>\n<li>Principio de acceso y circulaci\u00f3n restringida: El Tratamiento se sujeta a los l\u00edmites que establece la ley, en este sentido, el Tratamiento s\u00f3lo podr\u00e1 hacerse por personas autorizadas por el Titular y\/o por las personas previstas en el presente manual.<\/li>\n<li>Principio de seguridad: La informaci\u00f3n sujeta a Tratamiento se deber\u00e1 manejar con las medidas t\u00e9cnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteraci\u00f3n, p\u00e9rdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.<\/li>\n<li>Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales (que no tengan la naturaleza de p\u00fablicos) est\u00e1n obligadas a garantizar la reserva de la informaci\u00f3n, inclusive despu\u00e9s de finalizada su relaci\u00f3n con la empresa.<\/li>\n<\/ul>\n<p>2.1 OBJETIVO<\/p>\n<p>El objetivo de este documento es establecer las pol\u00edticas de del tratamiento de la de la informaci\u00f3n al interior de la empresa y que esta haya obtenido por cualquier medio en ejecuci\u00f3n del objeto social.<\/p>\n<p>2.2 ALCANCE<\/p>\n<p>Las pol\u00edticas de tratamiento de la informaci\u00f3n cubren todos los aspectos administrativos, de seguridad y de control que deben ser cumplidos por los directivos, funcionarios, usuarios y terceros que laboren o tengan relaci\u00f3n con la empresa, adem\u00e1s de contener los derechos y formas de ejercerlos por parte de los titulares de la informaci\u00f3n dentro de un periodo de vigencia previamente establecido.<\/p>\n<p>2.3 TRATAMIENTO DE LA INFORMACI\u00d3N<\/p>\n<p>Las operaciones sobre datos personales p\u00fablicos, privados, semi privados y sensibles, a que va ser sometida la informaci\u00f3n hace referencia a que la empresa proceda en ejecuci\u00f3n de su objeto social para la realizaci\u00f3n de:<\/p>\n<ul>\n<li>Certificaci\u00f3n de trabajos<\/li>\n<\/ul>\n<p>La empresa realiza su proceso de educaci\u00f3n y certificaci\u00f3n conforme a lo establecido en el sistema integrado de gesti\u00f3n en cursos de ALTURAS AVANZADO CERTIFICACI\u00d3N, ALTURAS AVANZADO REENTRENAMIENTO, ALTURAS B\u00c1SICO OPERATIVO, ALTURAS B\u00c1SICO ADMINISTRATIVO PARA JEFES DE \u00c1REA, COORDINADOR PARA TRABAJO SEGURO EN ALTURAS, ESPACIOS CONFINADOS B\u00c1SICO, VEEDOR DE ATMOSFERAS, ARMADOR DE ANDAMIOS, RESCATISTA, TRASIEGO DE FLUIDOS Y DEM\u00c1S ACTIVIDADES DE ALTO RIESGO. y se recaudan aqu\u00ed datos personales, p\u00fablicos, nombre completo, numero de cedula, factor RH, resultados de examen f\u00edsico (apto o no apto), datos de afiliaci\u00f3n al sistema general seguridad social, salud y riesgos profesionales, as\u00ed poder cumplir con los requisitos para expedir el respectivo certificado aprobaci\u00f3n plan de formaci\u00f3n.<\/p>\n<ul>\n<li>Gesti\u00f3n de recursos humanos, personal y tr\u00e1mites internos.<\/li>\n<\/ul>\n<p>En desarrollo de su sistema integrado de gesti\u00f3n, la empresa propende por lograr su objeto, misi\u00f3n y visi\u00f3n, para lo cual realiza los procedimientos establecidos para contratar personal id\u00f3neo y adecuado, cumplir con su obligaci\u00f3n de vigilancia y evaluaci\u00f3n del servicio, es as\u00ed, que cre\u00f3 su sistema de gesti\u00f3n para recursos humanos, Qhse, de gerencia estrat\u00e9gica, evaluaci\u00f3n y mejora.<\/p>\n<p>Al aplicar dichos procedimientos contenidos en las diferentes sistemas y pol\u00edticas obtiene y hace uso de informaci\u00f3n personal de terceros, clientes, personas naturales y jur\u00eddicas y de su propio personal a trav\u00e9s de planillas y formatos destinados para cada uno de los fines; tal informaci\u00f3n obedece al nombre o raz\u00f3n social, n\u00famero de identificaci\u00f3n, domicilio, n\u00famero de tel\u00e9fono y correo electr\u00f3nico, informaci\u00f3n m\u00e9dica, del S.G.S.S. y R, horas de ingreso y salida, asistencia<\/p>\n<ul>\n<li>PQR y custodia de informaci\u00f3n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Por orden legal y reglamentario la empresa se encuentra obligada a contestar de manera oportuna y completa las peticiones, quejas, reclamos, raz\u00f3n por la cual a dise\u00f1ado una gesti\u00f3n documental y de atenci\u00f3n de PQR, que desempe\u00f1an varios funcionarios de la empresa, y de donde se puede dar un tratamiento a datos personales, como documentaci\u00f3n guarda y archivada, nombres, n\u00fameros de cedula, direcci\u00f3n de domicilio o residencia, n\u00famero de tel\u00e9fono, informaci\u00f3n sobre afiliaci\u00f3n al S.G.S.S. y R, entre otros.<\/p>\n<p>De igual forma en raz\u00f3n a mandatos legales y por conveniencia y responsabilidad y para evitar riesgos de la empresa debe mantener y custodiar mientras se cumplen los tiempos m\u00ednimos informaci\u00f3n que mantiene en bases de datos digitales o medios magn\u00e9ticos, y donde puede encontrar datos personales de los titulares que pueden ser objeto de tratamiento por m\u00faltiples razones legales, comerciales o personales.<\/p>\n<ul>\n<li>Hojas de vida de personal aspirante, contratado o ex trabajador de la empresa.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La empresa recolecta la informaci\u00f3n con el fin de conocer de primera mano los aspectos b\u00e1sicos del perfil de un trabajador, su experiencia laboral, su nivel educativo, sus referencias personales, laborales y comerciales, domicilio, n\u00famero de tel\u00e9fono fijo o celular, correo electr\u00f3nico, as\u00ed como su estado de salud para poder cumplir con los requisitos de ley y los lineamientos establecidos en el sistema integrado de gesti\u00f3n, realizar sus ex\u00e1menes de ingreso al trabajo o en periodo de prueba y as\u00ed disminuir potenciales riesgos, de otra parte, para poder verificar y corroborar la informaci\u00f3n reportada por el potencial trabajador o ex trabajador, y as\u00ed mismo para poder certificar la experiencia laboral y hoja de vida del trabajador cuando este o un tercero lo solicite, manejo de datos de hojas de vida de interesados, trabajadores y ex trabajadores \u00fanica y exclusivamente para la recolecci\u00f3n, almacenamiento, uso, transferencia, circulaci\u00f3n o supresi\u00f3n, igualmente para operaciones propias administrativas y de recursos humanos.<\/p>\n<ul>\n<li>Elaboraci\u00f3n de n\u00f3mina, pagos al sistema de seguridad social, salud y riesgos profesionales.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La empresa hace uso de la informaci\u00f3n recolectada para poder realizar la gesti\u00f3n de liquidaci\u00f3n de los salarios, prestaciones y cumplir con su deber legal de pagar los aportes correspondientes al sistema de seguridad social, salud y riesgos profesionales, utilizando datos, como el nombre completo, n\u00famero de identificaci\u00f3n, eps afiliada o a la desea afiliar, fondo de pensiones afiliado o de la cual desea afiliar, arl afiliado o a la cual desea afiliar, as\u00ed como los valores de liquidaci\u00f3n por retribuci\u00f3n de la prestaci\u00f3n del servicio.<\/p>\n<ul>\n<li>Facturaci\u00f3n y administraci\u00f3n contable.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La empresa hace uso de la informaci\u00f3n personal y de datos de los titulares \u00fanica y exclusivamente para realizar el tr\u00e1mite de facturaci\u00f3n y pago, utilizando datos como nombre o raz\u00f3n social, n\u00famero de identificaci\u00f3n, domicilio, n\u00famero de contacto, n\u00famero de cuenta y valores a cancelar.<\/p>\n<p>La administraci\u00f3n contable y de revisor\u00eda fiscal la asume una persona externa quien firma condiciones de privacidad y debe cumplir de forma personal con las pol\u00edticas de tratamiento de la empresa y debe as\u00ed mismo implementar las propias, siendo responsable de la informaci\u00f3n y de los datos de los titulares una vez entran en su poder, liberando a la empresa de cualquier clase de responsabilidad.<\/p>\n<p>2.4 FINALIDAD DEL TRATAMIENTO<\/p>\n<p>El tratamiento de la informaci\u00f3n que recolecta la empresa corresponde a distintos fines y se refiere a los siguientes:<\/p>\n<ul>\n<li>Capacitaci\u00f3n, Educaci\u00f3n<\/li>\n<li>Finalidades varias- atenci\u00f3n al ciudadano cliente (gesti\u00f3n PQR)<\/li>\n<li>Gesti\u00f3n estad\u00edsticas internas<\/li>\n<li>Prestaci\u00f3n de servicios de certificaci\u00f3n<\/li>\n<li>Publicaciones<\/li>\n<li>Registro entrada y salida de documentos<\/li>\n<li>Gesti\u00f3n contable, fiscal y administrativa<\/li>\n<li>Gesti\u00f3n de facturaci\u00f3n, Recursos humanos<\/li>\n<li>Control de horario<\/li>\n<li>Gesti\u00f3n de nomina<\/li>\n<li>Gesti\u00f3n de personal<\/li>\n<li>Prestaciones sociales<\/li>\n<li>Finalidades varias- custodia, gesti\u00f3n de informaci\u00f3n y bases de datos<\/li>\n<li>Finalidades varias &#8211; remisi\u00f3n de informaci\u00f3n a los titulares, relacionada con el objeto social de la organizaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n<p>2.5 CLASIFICACI\u00d3N<\/p>\n<p>Las categor\u00edas de datos que esta empresa maneja, se clasifican en:<\/p>\n<ul>\n<li>\u00a0Dato personal: Cualquier informaci\u00f3n vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.<\/li>\n<li>Nombre completo, n\u00famero de cedula, profesi\u00f3n, n\u00famero de tel\u00e9fono, direcci\u00f3n de domicilio y residencia, datos de afiliaci\u00f3n sistema de seguridad social, salud y riesgos profesionales.<\/li>\n<li>Dato p\u00fablico: Los que no est\u00e9n en otra clasificaci\u00f3n, son los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesi\u00f3n u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor p\u00fablico. Por su naturaleza, los datos p\u00fablicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros p\u00fablicos, documentos p\u00fablicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no est\u00e9n sometidas a reserva.<\/li>\n<li>Nombre completo, n\u00famero de c\u00e9dula, profesi\u00f3n, factor RH.<\/li>\n<li>Dato sensible: Para los prop\u00f3sitos del presente manual, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminaci\u00f3n, tales como aquellos que revelen:<\/li>\n<li>El origen racial o \u00e9tnico, la orientaci\u00f3n pol\u00edtica, las convicciones religiosas o filos\u00f3ficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido pol\u00edtico o que garanticen los derechos y garant\u00edas de partidos pol\u00edticos de oposici\u00f3n, los datos relativos a la salud y a la vida sexual, los datos biom\u00e9tricos.<\/li>\n<li>Para el caso de hojas de vida del personal aspirante o que labora o labor\u00f3 efectivamente con la empresa, se contempla la posibilidad de tratar informaci\u00f3n sensible como lo es los datos relativos a la salud, vida sexual y datos biom\u00e9tricos.<\/li>\n<\/ul>\n<p>CAPITULO SEGUNDO<br \/>\nDERECHOS DEL TITULAR DEL DATO<br \/>\nSECCI\u00d3N PRIMERA. DERECHOS<\/p>\n<ul>\n<li>Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podr\u00e1 ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento est\u00e9 expresamente prohibido o no haya sido autorizado.<\/li>\n<li>Solicitar prueba de la autorizaci\u00f3n otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se except\u00fae como requisito para el Tratamiento.<\/li>\n<li>Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.<\/li>\n<li>Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las dem\u00e1s normas que la modifiquen, adicionen o complementen.<\/li>\n<li>Revocar la autorizaci\u00f3n y\/o solicitar la supresi\u00f3n del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garant\u00edas constitucionales y legales. proceder\u00e1 cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constituci\u00f3n.<\/li>\n<li>Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.<\/li>\n<\/ul>\n<p>SECCI\u00d3N SEGUNDA. LEGITIMADOS PARA EJERCER LOS DERECHOS<\/p>\n<ul>\n<li>Por el Titular, quien deber\u00e1 acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposici\u00f3n el responsable.<\/li>\n<li>Por sus causahabientes, quienes deber\u00e1n acreditar tal calidad.<\/li>\n<li>Por el representante y\/o apoderado del Titular, previa acreditaci\u00f3n de la representaci\u00f3n o apoderamiento.<\/li>\n<li>Por estipulaci\u00f3n a favor de otro.<\/li>\n<li>Los derechos de los ni\u00f1os, ni\u00f1as o adolescentes se ejercer\u00e1n por las personas que est\u00e9n facultadas para representarlos.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>CAPITULO TERCERO<br \/>\nEMPLEADOS COMPETENTES<br \/>\nSECCI\u00d3N PRIMERA. EMPLEADOS ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO y DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACI\u00d3N.<br \/>\nSon competentes para conocer de los asuntos relacionados con el cumplimiento de las garant\u00edas constitucionales sobre tratamiento y seguridad de la informaci\u00f3n en la empresa:<\/p>\n<ul>\n<li>El responsable que ser\u00e1 TECNO PETROL QHSE DEL ORIENTE S.A.S.<\/li>\n<li>\u00a0El encargado, que ser\u00e1 asumido el representante legal de TECNO PETROL QHSE DEL ORIENTE S.A.S.<\/li>\n<li>\u00a0El \u00e1rea de Seguridad, que estar\u00e1 conformado por Auxiliar Administrativo Uno (1) y Dos (2).<\/li>\n<\/ul>\n<p>SECCI\u00d3N SEGUNDA. EMPLEADOS ENCARGADOS DE LA ATENCI\u00d3N DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS<\/p>\n<p>2.1. ATENCI\u00d3N DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y CONSULTAS<\/p>\n<p>Son competentes para recibir peticiones y consultas respecto al conocimiento, actualizaci\u00f3n, rectificaci\u00f3n, y dar respuesta los empleados que conforman el \u00e1rea de seguridad y el encargado.<\/p>\n<p>En todo caso, siempre llevar\u00e1 visto bueno de revisado del responsable y encargado del tratamiento de la informaci\u00f3n.<\/p>\n<p>CAPITULO CUARTO<br \/>\nPOL\u00cdTICAS PROCEDIMENTALES<\/p>\n<p>SECCI\u00d3N PRIMERA. PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS<\/p>\n<p>El titular del dato, con la aceptaci\u00f3n de esta pol\u00edtica de tratamiento de datos personales, declara conocer que la empresa, puede suministrar esta informaci\u00f3n a las entidades vinculadas, aliadas, a las entidades judiciales o administrativas y dem\u00e1s entes del Estado que, en ejercicio de sus funciones, soliciten esta informaci\u00f3n. Igualmente, acepta que pueden ser objeto de procesos de auditor\u00eda interna o de auditor\u00eda externa por parte de empresas encargadas de este tipo de control. Lo anterior, sujeto a las clausulas de confidencialidad de la informaci\u00f3n que medie a trav\u00e9s de documento escrito (contrato, convenio o documento que contenga de forma expresa la aceptaci\u00f3n de las pol\u00edticas de privacidad y confidencialidad como medio de expresi\u00f3n de la voluntad declarada) y sin lo cual no se dar\u00e1 tratamiento.<\/p>\n<p>1.1. DATOS RECOLECTADOS EN VIGENCIA DEL MANUAL.<\/p>\n<p>1.1.1. Recolecci\u00f3n: En desarrollo a los principios de finalidad y libertad, la recolecci\u00f3n de datos que esta empresa realiza, se limitar\u00e1 a aquellos datos personales, p\u00fablicos y algunos sensibles que sean pertinentes y adecuados para la finalidad requerida, esta se realizar\u00e1 en medio f\u00edsico o digital al correo electr\u00f3nico destinado para tal fin, siendo funci\u00f3n del \u00e1rea de seguridad.<\/p>\n<ul>\n<li>Antes de proceder a la recepci\u00f3n de los datos deber\u00e1 contarse con la autorizaci\u00f3n verbal o escrita, pero en todo caso expresa del titular del dato; dicha autorizaci\u00f3n, se regir\u00e1 por el procedimiento establecido en el numeral de procedimientos especiales.<\/li>\n<\/ul>\n<p>1.1.2. Almacenamiento<\/p>\n<ul>\n<li>El \u00e1rea de seguridad recibir\u00e1 en f\u00edsico o digital los documentos contentivos de informaci\u00f3n, all\u00ed la analizar\u00e1 y determinar\u00e1 si la informaci\u00f3n es publica, privada o semi privada de datos personales o sensibles y dar\u00e1 el tratamiento respectivo teniendo en cuenta si tiene o no autorizaci\u00f3n expresa para tal fin.<\/li>\n<li>En f\u00edsico tomar\u00e1 la informaci\u00f3n y proceder\u00e1 a escanearla y darle tratamiento para informaci\u00f3n digital y proceder\u00e1 a aplicar procedimiento de eliminaci\u00f3n de documentos.<\/li>\n<li>Si se tratara de datos digitales, el \u00e1rea de seguridad apertura el archivo o correo que contiene la informaci\u00f3n y autorizaci\u00f3n de tratamiento y realizara el an\u00e1lisis de la informaci\u00f3n seg\u00fan la clasificaci\u00f3n del dato (p\u00fablico, personal y sensible) y si se tratare de dato sensible dejar\u00e1 la anotaci\u00f3n en el nombre del archivo de contener datos sensibles y de si se cuenta o no con autorizaci\u00f3n para tratamiento de dichos datos.<\/li>\n<li>Lo anterior se identificar\u00e1 con las siguientes siglas:<\/li>\n<\/ul>\n<p>SE: Sensible.<\/p>\n<p>SA: Si tiene autoriza de tratamiento.<\/p>\n<p>NA: No tiene autorizaci\u00f3n de tratamiento.<\/p>\n<p>El procedimiento es aplicable para el \u00e1rea de seguridad y el encargado, y se deber\u00e1 adoptar y respetar las normas del sistema integrado de gesti\u00f3n de la empresa sobre tr\u00e1mite de datos internos y mediante los formatos all\u00ed creados y establecidos.<\/p>\n<ul>\n<li>Seguridad de la informaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n<p>La empresa, en cumplimiento de la ley en aras de efectuar un correcto uso y tratamiento de los datos personales contenidos en sus bases de datos, evitando el acceso no autorizado a terceros que puedan conocer o vulnerar, modificar, divulgar y\/o destruir la informaci\u00f3n que all\u00ed reposa, a determinado pol\u00edticas y manuales de seguridad y acceso a los sistemas de informaci\u00f3n, almacenamiento y procesamiento, incluidas medidas f\u00edsicas de control de riesgos de seguridad.<\/p>\n<p>Permanentemente se realiza monitoreo al sistema a trav\u00e9s de an\u00e1lisis de vulnerabilidades a la p\u00e1gina web por una persona externa administradora.<\/p>\n<p>El acceso a las diferentes bases de datos solo la tiene el \u00e1rea de seguridad y al encargado, y no se le permite a los empleados y colaboradores.<\/p>\n<p>Todos los empleados se encuentran comprometidos con la confidencialidad y manipulaci\u00f3n adecuada de las bases de datos atendiendo a los lineamientos sobre tratamiento de la informaci\u00f3n establecida en la Ley.<\/p>\n<p>As\u00ed las cosas, la empresa ha determinado las siguientes medidas efectivas de protecci\u00f3n:<\/p>\n<ul>\n<li>Usuarios y claves para el sistema y base de datos en servidor:<\/li>\n<\/ul>\n<p>La informaci\u00f3n personal suministrada por los titulares de los datos y que usan los distintos servicios de la empresa, as\u00ed como sus proveedores, empleados o interesados, deben tener la seguridad de que su informaci\u00f3n se encuentra resguardada, pues la empresa a designado personal id\u00f3neo para tal fin, creando a los autorizados un usuario y clave de acceso a la cual s\u00f3lo el Usuario puede acceder y que s\u00f3lo \u00e9l conoce; el Usuario es el \u00fanico responsable del manejo de dicha clave.<\/p>\n<ul>\n<li>Circuito cerrado de c\u00e1maras de vigilancia.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Para garantizar la continua vigilancia y por con consiguiente la seguridad de la informaci\u00f3n contenida en las bases de datos al interior de la empresa, se usa el sistema de CCTV instalado en la empresa, el cual responde a un conjunto de c\u00e1maras ubicadas estrat\u00e9gicamente al interior y exterior de las instalaciones de la empresa para monitorear en tiempo real los movimientos y transmitirlo por se\u00f1ales de video al equipo configurado para recepcionar la se\u00f1al, grabando a su vez la imagen emitida.<\/p>\n<p>El sistema CCTV, en horas laborales ser\u00e1 vigilado por el encargado, el cual estar\u00e1 atento a los posibles movimientos sospechosos o irregulares para informar al responsable y tomar las medidas necesarias.<\/p>\n<p>En horas no laborales, este ser\u00e1 vigilado por el funcionario designado para la seguridad de la empresa el cual de igual forma estar\u00e1 atento a los posibles movimientos sospechosos o irregulares para informar al responsable y tomar las medidas necesarias.<\/p>\n<p>1.1.3. Acceso<\/p>\n<ul>\n<li>La informaci\u00f3n archivada y salvada, solo podr\u00e1 ser usada para la finalidad establecida en estas pol\u00edticas, igualmente por orden legal o judicial.<\/li>\n<li>La persona distinta al \u00e1rea de seguridad que requiera o tenga que hacer uso de la informaci\u00f3n, deber\u00e1 mediante correo electr\u00f3nico, por escrito o verbalmente solicitar autorizaci\u00f3n al encargado, quien previo an\u00e1lisis y aplicaci\u00f3n de la pol\u00edticas de tratamiento o la ley ordene y autorice. En todo caso se necesitara visto bueno del responsable.<\/li>\n<li>Si es mediante correo electr\u00f3nico, quien necesita enviara un e-mail dirigido al correo del encargado, indicando el nombre de quien los solicita y cargo, la informaci\u00f3n que solicita y para que fin.<\/li>\n<li>Si es mediante escrito, en este se deber\u00e1 indicar el nombre, el cargo, informaci\u00f3n que solicita y para qu\u00e9 fin.<\/li>\n<li>Si es verbal, lo har\u00e1 personalmente al encargado, y se dejar\u00e1 constancia en planilla del nombre, cargo, informaci\u00f3n que solicit\u00f3, que se le entreg\u00f3 y el fin para el que se solicit\u00f3.<\/li>\n<li>De cualquier forma, el encargado mantendr\u00e1 un registro o constancia en archivo digital de la informaci\u00f3n a la cual tuvieron acceso los funcionarios, particulares o en general terceros de orden privado o p\u00fablico.<\/li>\n<\/ul>\n<p>1.1.4. Uso<\/p>\n<ul>\n<li>Los datos e informaci\u00f3n solo podr\u00e1 darse tratamiento de acuerdo a las finalidades establecidas en este documento.<\/li>\n<li>Los datos de uso p\u00fablico y personales pertinentes para el ejercicio de las labores desarrolladas por los funcionarios de la empresa, que sean requeridos nuevamente luego de estar en archivo solo podr\u00e1n ser usados, previa a autorizaci\u00f3n del encargado.<\/li>\n<\/ul>\n<p>1.1.5. Circulaci\u00f3n<\/p>\n<ul>\n<li>Los datos luego de estar en archivo, no ser\u00e1n susceptibles de circulaci\u00f3n, salvo autorizaci\u00f3n del encargado, el cual solo podr\u00e1 proporcionar los datos p\u00fablicos y personales pertinentes para el desarrollo de las actividades de la empresa.<\/li>\n<li>La autorizaci\u00f3n ser\u00e1 verbal o escrita.<\/li>\n<li>Se entregaran en \u00fanica copia.<\/li>\n<li>El encargado tendr\u00e1 una planilla f\u00edsica o e digital en medio magn\u00e9tico donde registrara el nombre del empleado, tercero persona natural o jur\u00eddica de derecho privado o p\u00fablico quien recibe, cargo, fecha, hora, firma y fin del requerimiento del dato.<\/li>\n<li>Al finalizar el d\u00eda o culminado el uso de la informaci\u00f3n, la copia suministra si fue f\u00edsica debe volver a quien la entreg\u00f3 para su posterior eliminaci\u00f3n mediante trituradora de papel.<\/li>\n<\/ul>\n<p>1.1.6. Supresi\u00f3n<\/p>\n<ul>\n<li>La informaci\u00f3n f\u00edsica se eliminar\u00e1 a atrav\u00e9s de trituradora de papel.<\/li>\n<li>La eliminaci\u00f3n de la informaci\u00f3n se borrara totalmente de los archivos del servidor y de las copias de seguridad que haya creado la empresa.<\/li>\n<li>La supresi\u00f3n la har\u00e1 el encargado y el responsable.<\/li>\n<li>Se podr\u00e1 autorizar al \u00e1rea de seguridad para realizar este procedimiento, la autorizaci\u00f3n podr\u00e1 ser verbal o escrita pero en todo caso se dejara constancia de tal situaci\u00f3n.<\/li>\n<li>Solo se conservar\u00e1 la informaci\u00f3n que por orden legal exija mantenerse por un tiempo mayor al se\u00f1alado y ser\u00e1 nuevamente tratada por requerimiento del titular del dato o en cumplimiento de una orden legal.<\/li>\n<li>Por excepci\u00f3n a la pol\u00edtica anterior, y al t\u00e9rmino se\u00f1alado, la supresi\u00f3n de la informaci\u00f3n solo se har\u00e1 por orden judicial, legal o por solicitud expresa del titular de la informaci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n<p>1.2. DATOS RECOLECTADOS CON ANTERIORIDAD AL MANUAL.<\/p>\n<ul>\n<li>La informaci\u00f3n recolectada en base de datos y archivos de la empresa con anterioridad al manual ser\u00e1 aislada de cualquier tipo de tratamiento o uso que no interrumpa el giro normal de los negocios de la empresa y su actividad empresarial de concordancia con obligaciones legales, contractuales o reglamentarias, hasta que se tenga la autorizaci\u00f3n expresa o por presunci\u00f3n legal de los usuarios para continuar con el Tratamiento de sus datos, conforme lo se\u00f1ala la ley 1581 de 2012.<\/li>\n<li>En todo procedimiento se evaluara la acci\u00f3n de tratamiento por parte del encargado de tal forma que se establezca que no existe riesgo o es m\u00ednimo para el titular.<\/li>\n<li>La informaci\u00f3n se revisar\u00e1 y se reorganizar\u00e1 seg\u00fan la clasificaci\u00f3n del dato y se ingresara a los folder de las bases de datos digitales de la empresa para cumplir con los procedimientos creados para tal fin en este documento.<\/li>\n<\/ul>\n<p>SECCI\u00d3N SEGUNDA. PROCEDIMIENTO ESPECIALES<\/p>\n<p>La empresa solicita los datos necesarios para el desarrollo y ejecuci\u00f3n del objeto social para el cual fue constituida, siendo este la prestaci\u00f3n de servicios dentro de la clasificaci\u00f3n de actividades mercantiles (8559) otros tipos de educaci\u00f3n, (8299) otras actividades de apoyo a las empresas, los se\u00f1alados como fines; entendidos como la interacci\u00f3n de la empresa con sus clientes, con su planta de personal y proveedores, as\u00ed como aquella requerida por el Estado ya sea para cumplimientos legales o reglamentarios.<\/p>\n<p>En algunos casos, puede solicitar informaci\u00f3n adicional y sensible la cual es de libre y voluntaria entrega por parte del titular del dato.<\/p>\n<p>Una vez suministrados datos personales o informaci\u00f3n por parte del titular a la empresa, de manera voluntaria y libre, a trav\u00e9s del registro de forma personal o por cualquier medio, los mismos son almacenados en la base de datos pertinente de acuerdo al servicio requerido o de certificaci\u00f3n que espera adquirir.<\/p>\n<p>Las bases de datos se encuentran detr\u00e1s de un sistema licenciado y administrado para mayor seguridad y los servidores en los que reposan las bases de datos llevan una copia de seguridad, que a su vez reposan en lugar f\u00edsico seguro,<\/p>\n<p>S\u00f3lo personal autorizado que ha firmado acuerdos de confidencialidad de la informaci\u00f3n, puede acceder a \u00e9l y por tanto a los datos personales de nuestros clientes y\/o usuarios.<\/p>\n<p>Responsables: \u00c1rea De Seguridad y Encargado<\/p>\n<p>2.1 Procedimiento de autorizaci\u00f3n.<\/p>\n<ul>\n<li>Para poder darle Tratamiento a los datos que no sean de naturaleza p\u00fablica o que si\u00e9ndolos, requieran tratamiento y que ingrese a la empresa, se requerir\u00e1 la autorizaci\u00f3n previa e informada del Titular, para tal fin, el funcionario del \u00e1rea de seguridad que corresponda, entregar\u00e1 un formato de autorizaci\u00f3n , y adem\u00e1s informar\u00e1 al titular sobre el tratamiento que se le va a dar a su datos e informaci\u00f3n, el fin y se le dar\u00e1 a conocer las pol\u00edticas de tratamiento y sus derechos, de tal forma que el titular informado ampliamente, de forma expresa indique si autoriza o no el tratamiento al cual ser\u00e1n sometidos sus datos personales, p\u00fablicos, privados o semiprivados y la finalidad del mismo.<\/li>\n<li>Se le deber\u00e1 informar al titular, el car\u00e1cter facultativo de la respuesta, indic\u00e1ndole que su manifestaci\u00f3n de voluntad debe ser libre, espontaneo y personal, pero en todo caso, no est\u00e1n obligados a autorizar el tratamiento de estos, en ejercicio de sus derechos que le asisten como titular.<\/li>\n<li>El funcionario del \u00e1rea de seguridad que corresponda seg\u00fan la dependencia, anexar\u00e1 a la informaci\u00f3n suministrada la prueba de la autorizaci\u00f3n y efectuar\u00e1 el tr\u00e1mite establecido.<\/li>\n<li>En el caso de tratarse de datos personales de ni\u00f1os, ni\u00f1as y adolescentes, se solicitar\u00e1 autorizaci\u00f3n verbal o escrita al menor a trav\u00e9s de su representante legal y se le dar\u00e1 el tratamiento seg\u00fan los procedimientos.<\/li>\n<li>Para efectos de la autorizaci\u00f3n de personas que hayan sometido sus datos tratamiento de la empresa con anterioridad a la implementaci\u00f3n del manual, el responsable determinar\u00e1 si es viable financiera y f\u00edsicamente enviar comunicaci\u00f3n por escrito a todos y cada uno de ellos o si realiza una publicaci\u00f3n en un medio impreso de amplia circulaci\u00f3n y as\u00ed obtener la autorizaci\u00f3n expresa o presunta del titular.<\/li>\n<\/ul>\n<p>2.2 Procedimiento para revocar autorizaciones<\/p>\n<p>Sin perjuicio de los procedimientos establecidos en el sistema integrado de gesti\u00f3n y sobre los procesos de gerencia estrat\u00e9gica, el encargado bajo sus deberes de ley responder\u00e1 por el tratamiento junto con el \u00e1rea de seguridad de la informaci\u00f3n<\/p>\n<p>Los Titulares de los datos, sus causahabientes, el apoderado o representante, previa autorizaci\u00f3n del titular, o los legitimados para hacerlo, pueden en todo momento solicitar a la empresa la supresi\u00f3n de sus datos personales y por consiguiente la revocatoria de autorizaci\u00f3n de uso de la informaci\u00f3n, para tal fin, debe:<\/p>\n<ul>\n<li>Diligenciar el formato f\u00edsico o digital de PQR, (Formato Recepci\u00f3n Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (P.Q.R- S) C\u00f3digo: FGE-01-11-I, L\u00ednea telef\u00f3nica, 3208401199 \u2013 3132958527, Correo: gerencia@tecnopetrolqhse.com, Buz\u00f3n de P.Q.R \u2013 S, P\u00e1gina Web tecnopetrolqhse.com, Medio verbal, Por cualquier otro medio legalmente reconocido), indicando que se trata de \u201cREVOCAR &#8211; SUPRIMIR\u201d solicitando que se suprima la informaci\u00f3n o la revocaci\u00f3n de la autorizaci\u00f3n de uso de la informaci\u00f3n que exista de ellos en la base de datos o archivos de la empresa, posteriormente, lo entregara al funcionario del \u00e1rea de seguridad designado o env\u00eda a trav\u00e9s de la pagina web de la empresa.<\/li>\n<li>Quien lo reciba, le correr\u00e1 traslado al encargado en el t\u00e9rmino m\u00e1ximo de dos (2) d\u00edas h\u00e1biles, o lo enviara al correo electr\u00f3nico de la empresa gerencia@tecnopetrolqhse.com indicando como asunto \u201cREVOCAR &#8211; SUPRIMIR\u201d, de no indicar expresamente el asunto, quien lo env\u00eda se hace responsable de la tard\u00eda o no respuesta a el reclamo.<\/li>\n<li>El \u00e1rea de seguridad realizar\u00e1 una evaluaci\u00f3n preliminar, y determinar\u00e1 los documentos probables o informaci\u00f3n necesaria para poder dar respuesta a la queja o que puedan servir de soporte para la respuesta a la PQR; la informaci\u00f3n la enviar\u00e1 por el medio m\u00e1s expedito y antes de que venza el t\u00e9rmino de traslado.<\/li>\n<li>El encargado, analizar\u00e1 en integridad el formato de reclamo y si este diligenciado de forma incompleta, se requerir\u00e1 al interesado dentro de los cinco (5) d\u00edas siguientes a la recepci\u00f3n del reclamo v\u00eda telef\u00f3nica o por correo electr\u00f3nico para que subsane las fallas o a la direcci\u00f3n f\u00edsica de domicilio o residencia reportada como de notificaci\u00f3n.<\/li>\n<li>Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informaci\u00f3n requerida, se entender\u00e1 que ha desistido del reclamo.<\/li>\n<li>Una vez diligenciado el formato de reclamo por completo, el encargado el t\u00e9rmino de quince (15) d\u00edas h\u00e1biles contados a partir del d\u00eda siguiente a la fecha de su recibo analizar\u00e1 y evaluar\u00e1 de manera objetiva e imparcial y dar\u00e1 respuesta al reclamo v\u00eda telef\u00f3nica, por escrito o por correo electr\u00f3nico confirmando o denegando la supresi\u00f3n de los datos y la revocaci\u00f3n de la autorizaci\u00f3n y expedir\u00e1 constancia.<\/li>\n<li>Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho t\u00e9rmino, se informar\u00e1 al interesado v\u00eda telef\u00f3nica o por correo electr\u00f3nico los motivos de la demora y la fecha en que se atender\u00e1 su reclamo, la cual en ning\u00fan caso podr\u00e1 superar los ocho (8) d\u00edas h\u00e1biles siguientes al vencimiento del primer t\u00e9rmino.<\/li>\n<li>El reclamo de supresi\u00f3n de datos o revocaci\u00f3n de la autorizaci\u00f3n solo ser\u00e1 denegado cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.<\/li>\n<li>Si luego de cinco (5) d\u00edas h\u00e1biles no se ha eliminado los datos, el Titular tendr\u00e1 derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorizaci\u00f3n y\/o la supresi\u00f3n de los datos personales.<\/li>\n<\/ul>\n<p>2.3 Procedimiento para desarrollar el objeto social de la empresa (capacitaci\u00f3n, educaci\u00f3n y entrenamiento).<\/p>\n<p>Sin perjuicio de los procedimientos establecidos en el sistema integrado de gesti\u00f3n y sobre los procesos de gerencia estrat\u00e9gica, el encargado bajo sus deberes de ley responder\u00e1 por el tratamiento junto con el \u00e1rea de seguridad de la informaci\u00f3n<\/p>\n<p>En esta actividad es cuando las empresas o interesados realizan un acercamiento con Tecno Petrol para solicitar una asesor\u00eda o servicio y ejecuci\u00f3n de este se ven incursos datos personales de los titulares.<\/p>\n<p>Tratamiento:<\/p>\n<ul>\n<li>Recepci\u00f3n solicitud y servicio<\/li>\n<li>Programar el curso<\/li>\n<li>Diagnostico recursos<\/li>\n<li>Diligenciar registros<\/li>\n<li>Desarrollar el curso<\/li>\n<li>Aplicar encuesta de calificaci\u00f3n del servicio<\/li>\n<li>Hacer informe de resultados<\/li>\n<li>Expedir certificado<\/li>\n<\/ul>\n<p>Autorizaci\u00f3n<\/p>\n<ul>\n<li>Si es por medio f\u00edsico, o electr\u00f3nico se entregara o se le enviar\u00e1 por el responsable o l\u00edder del proceso formato de autorizaci\u00f3n tratamiento de datos y se les dar\u00e1 a conocer el aviso de privacidad, se le indicaran cu\u00e1les son sus derechos, la posibilidad de autorizar o no, las finalidades y en general las pol\u00edticas de tratamiento.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Archivo<\/p>\n<ul>\n<li>El archivo se llevara de manera digital en medio magn\u00e9tico o en ordenador, si es f\u00edsico se proceder\u00e1 a su digitalizaci\u00f3n y se eliminaran los archivos f\u00edsicos o se devolver\u00e1n al interesado.<\/li>\n<li>Toda la documentaci\u00f3n se recibir\u00e1 v\u00eda digital o en f\u00edsico y se le aplicara el procedimiento anterior de digitalizaci\u00f3n y posterior destrucci\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n<p>2.4 Procedimiento para actualizaci\u00f3n o rectificaci\u00f3n de la informaci\u00f3n.<\/p>\n<p>La empresa por medio del encargado, o del \u00e1rea de seguridad, peri\u00f3dicamente o cuando lo determine la gerencia de la empresa, por v\u00eda telef\u00f3nica o por correo electr\u00f3nico, requerir\u00e1 al titular del dato que se encuentre en tratamiento para actualizar su informaci\u00f3n personal, y se le informar\u00e1 del deber de actualizar sus cursos y certificados.<\/p>\n<p>El encargado o el \u00e1rea de seguridad autorizada ingresara la leyenda en base de datos y el archivo o carpeta correspondiente de \u201cen tr\u00e1mite\u201d, desde el momento de recibir la solicitud y hasta que se conteste de fondo, conforme lo se\u00f1ala la ley 1581 de 2012.<\/p>\n<p>Por otra parte, los titulares de los datos, el apoderado, o representante, previa a autorizaci\u00f3n del titular, o los legitimados para hacerlo est\u00e1n facultados para rectificar o actualizar sus datos personales, para ello, deben:<\/p>\n<ul>\n<li>Diligenciar el formato f\u00edsico o digital de petici\u00f3n, queja o reclamo (Formato Recepci\u00f3n Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (P.Q.R- S) C\u00f3digo: FGE-01-11-I, L\u00ednea telef\u00f3nica, 3208401199 \u2013 3132958527, Correo: gerencia@tecnopetrolqhse.com, Buz\u00f3n de P.Q.R \u2013 S, P\u00e1gina Web tecnopetrolqhse.com, Medio verbal, Por cualquier otro medio legalmente reconocido), solicitando la actualizaci\u00f3n o rectificaci\u00f3n de la informaci\u00f3n que exista de ellos en la base de datos o archivos de la empresa, posteriormente lo entregar\u00e1 al empleado del \u00e1rea de seguridad designado seg\u00fan dependencia para que este corra traslado al encargado en el t\u00e9rmino m\u00e1ximo de dos (2) d\u00edas h\u00e1biles, o lo enviara al correo certificado de la empresa gerencia@tecnopetrolqhse.com indicando como asunto \u201cACTUALIZACI\u00d3N -RECTIFICACI\u00d3N\u201d.<\/li>\n<li>El encargado, analizar\u00e1 en integridad el formato de petici\u00f3n y si este diligenciado de forma incompleta, se requerir\u00e1 al interesado dentro de los cinco (5) d\u00edas siguientes a la recepci\u00f3n del reclamo v\u00eda telef\u00f3nica o por correo electr\u00f3nico para que subsane las fallas, transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informaci\u00f3n requerida, se entender\u00e1 que ha desistido del reclamo.<\/li>\n<li>Una vez diligenciado el formato de petici\u00f3n por completo, el encargado en el t\u00e9rmino de quince (15) d\u00edas h\u00e1biles contados a partir del d\u00eda siguiente a la fecha de su recibo dar\u00e1 respuesta a la petici\u00f3n v\u00eda telef\u00f3nica, por escrito o por correo electr\u00f3nico solicitando de forma \u00edntegra los nuevos datos, con el soporte de los mismos si fuese necesario.<\/li>\n<li>Cuando no fuere posible atender la petici\u00f3n dentro de dicho t\u00e9rmino, se informar\u00e1 al interesado v\u00eda telef\u00f3nica o por correo electr\u00f3nico los motivos de la demora y la fecha en que se atender\u00e1 su petici\u00f3n, la cual en ning\u00fan caso podr\u00e1 superar los ocho (8) d\u00edas h\u00e1biles siguientes al vencimiento del primer t\u00e9rmino.<\/li>\n<li>El encargado actualizara la informaci\u00f3n dentro de los cinco (5) d\u00edas h\u00e1biles contados a partir de su recibo y enviara constancia al responsable para archivo en la carpeta de soportes.<\/li>\n<\/ul>\n<p>2.5 Procedimientos para consultas.<\/p>\n<p>Sin perjuicio de los procedimientos establecidos en el sistema integrado de gesti\u00f3n y sobre los procesos de gerencia estrat\u00e9gica, el encargado bajo sus deberes de ley responder\u00e1 por el tratamiento junto con el \u00e1rea de seguridad de la informaci\u00f3n.<\/p>\n<p>El encargado o el \u00e1rea de seguridad autorizada ingresara la leyenda en base de datos y el archivo o carpeta correspondiente de \u201cen tr\u00e1mite\u201d, desde el momento de recibir la solicitud y hasta que se conteste de fondo, conforme lo se\u00f1ala la ley 1581 de 2012.<\/p>\n<p>Los Titulares de los datos, el apoderado, representante previa a autorizaci\u00f3n del titular o legitimado para hacerlo, tienen el derecho de consultar la informaci\u00f3n que reposa de ellos en base de datos para ello, deben:<\/p>\n<ul>\n<li>Diligenciar el formato f\u00edsico o digital de PQR \u2013S (Formato Recepci\u00f3n Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (P.Q.R- S) C\u00f3digo: FGE-01-11-I, L\u00ednea telef\u00f3nica, 3208401199 \u2013 3132958527, Correo: gerencia@tecnopetrolqhse.com, Buz\u00f3n de P.Q.R \u2013 S, P\u00e1gina Web tecnopetrolqhse.com, Medio verbal, Por cualquier otro medio legalmente reconocido), solicitando conocer la informaci\u00f3n que exista de ellos en la base de datos o archivos de la empresa o cualquier otra consulta.<\/li>\n<li>Posteriormente lo entregara al funcionario del \u00e1rea de seguridad designado seg\u00fan dependencia o lo enviara al correo certificado o mediante la p\u00e1gina web de la empresa indicando como asunto \u201cCONSULTA INFORMACI\u00d3N\u201d.<\/li>\n<li>Si el encargado lo recibe directamente en el correo, lo revisar\u00e1 y si necesita informaci\u00f3n, le correr\u00e1 traslado en un t\u00e9rmino no mayor a dos (2) d\u00edas al \u00e1rea de seguridad para que busque la informaci\u00f3n (quien acusa recibido de la comunicaci\u00f3n) y la entregue por cualquier medio al encargado, o si debe realizar alg\u00fan procedimiento lo realice e informe al encargado quien deber\u00e1 responder en un t\u00e9rmino no mayor a (10) d\u00edas contados desde la recepci\u00f3n de la consulta; el \u00e1rea de seguridad cuenta con dos d\u00edas contados partir del recibo del requerimiento para cumplir con el fin.<\/li>\n<li>Si el encargado tiene la informaci\u00f3n responder\u00e1 dentro del t\u00e9rmino legal, que no podr\u00e1 superar diez d\u00edas conforme lo establece la ley 1581 de 2012.<\/li>\n<li>El encargado, tramitar\u00e1 la autorizaci\u00f3n o rechazo en un t\u00e9rmino m\u00e1ximo de diez (10) d\u00edas h\u00e1biles contados a partir de la fecha de recibo de la misma e informara al interesado v\u00eda telef\u00f3nica, por escrito o correo electr\u00f3nico.<\/li>\n<li>Si no fuere posible atender la consulta dentro de dicho t\u00e9rmino, informar\u00e1 al interesado, expresando los motivos de la demora y se\u00f1alando la fecha en que se atender\u00e1 su consulta, la cual en ning\u00fan caso podr\u00e1 superar los cinco (5) d\u00edas h\u00e1biles siguientes al vencimiento del primer t\u00e9rmino.<\/li>\n<li>La informaci\u00f3n solicitada ser\u00e1 suministrada por medio f\u00edsico o electr\u00f3nico seg\u00fan disponga el titular del dato y no se cobrara los gastos de env\u00edo, reproducci\u00f3n y en su caso, certificaci\u00f3n de documentos.<\/li>\n<li>El consolidado de la informaci\u00f3n suministrada se enviara al responsable para ser archivada.<\/li>\n<\/ul>\n<p>2.6 Procedimiento para reclamos.<\/p>\n<p>Sin perjuicio de los procedimientos establecidos en el sistema integrado de gesti\u00f3n y sobre los procesos de gerencia estrat\u00e9gica, el encargado bajo sus deberes de ley responder\u00e1 por el tratamiento junto con el \u00e1rea de seguridad de la informaci\u00f3n.<\/p>\n<p>El encargado o el \u00e1rea de seguridad autorizada ingresara la leyenda en base de datos y el archivo o carpeta correspondiente de \u201cen tr\u00e1mite\u201d, desde el momento de recibir la solicitud y hasta que se conteste de fondo, conforme lo se\u00f1ala la ley 1581 de 2012.<\/p>\n<p>Los Titulares de los datos, el apoderado, representante previa a autorizaci\u00f3n del titular, o los legitimados para hacerlo tienen el derecho de presentar reclamos en cualquier momento, para ello, deben:<\/p>\n<ul>\n<li>Diligenciar el formato f\u00edsico o digital de reclamos (Formato Recepci\u00f3n Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (P.Q.R- S) C\u00f3digo: FGE-01-11-I, L\u00ednea telef\u00f3nica, 3208401199 \u2013 3132958527, Correo: gerencia@tecnopetrolqhse.com, Buz\u00f3n de P.Q.R \u2013 S, P\u00e1gina Web tecnopetrolqhse.com, Medio verbal, Por cualquier otro medio legalmente reconocido), indicando los hechos que considere irregulares o contrarios a la ley en el manejo de la informaci\u00f3n, indicando en la solicitud la palabra \u201cRECLAMO\u201d .<\/li>\n<li>El reclamo se formular\u00e1 mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o al Encargado del Tratamiento, con la identificaci\u00f3n del Titular, la descripci\u00f3n de los hechos que dan lugar al reclamo, la direcci\u00f3n, y acompa\u00f1ando los documentos que se quiera hacer valer.<\/li>\n<li>El reclamo puede ser recibido por el encargado o por el \u00e1rea de seguridad.<\/li>\n<li>Si el reclamo resulta incompleto, se requerir\u00e1 al interesado dentro de los cinco (5) d\u00edas siguientes a la recepci\u00f3n del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la informaci\u00f3n requerida, se entender\u00e1 que ha desistido del reclamo.<\/li>\n<li>En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dar\u00e1 traslado a quien corresponda en un t\u00e9rmino m\u00e1ximo de dos (2) d\u00edas h\u00e1biles e informar\u00e1 de la situaci\u00f3n al interesado.<\/li>\n<li>\u00a0Una vez recibido el reclamo completo, se incluir\u00e1 en la base de datos una leyenda que diga \u201creclamo en tr\u00e1mite\u201d y el motivo del mismo, en un t\u00e9rmino no mayor a dos (2) d\u00edas h\u00e1biles. Dicha leyenda deber\u00e1 mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.<\/li>\n<li>El t\u00e9rmino m\u00e1ximo para atender el reclamo ser\u00e1 de quince (15) d\u00edas h\u00e1biles contados a partir del d\u00eda siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho t\u00e9rmino, se informar\u00e1 al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atender\u00e1 su reclamo, la cual en ning\u00fan caso podr\u00e1 superar los ocho (8) d\u00edas h\u00e1biles siguientes al vencimiento del primer t\u00e9rmino.<\/li>\n<\/ul>\n<p>2.7. Procedimiento para el tratamiento de hojas de vida.<\/p>\n<p>Sin perjuicio de los procedimientos establecidos en el sistema integrado de gesti\u00f3n y sobre los procesos de gesti\u00f3n humana, el encargado bajo sus deberes de ley responder\u00e1 por el tratamiento junto con el \u00e1rea de seguridad de la informaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Tratamiento<br \/>\nLa empresa a trav\u00e9s del responsable y l\u00edderes de proceso tal y como lo establece el sistema integrado de gesti\u00f3n y el proceso de gesti\u00f3n humana realizara el siguiente procedimiento:<\/p>\n<ul>\n<li>Caracterizar\u00e1 el proceso<\/li>\n<li>Definir\u00e1 las condiciones del requerimiento: especificando cargo, nivel, denominaci\u00f3n, proceso, jefe inmediato, objetivo, competencias requeridas para el perfil (educaci\u00f3n, formaci\u00f3n, habilidades) experiencia, funciones del cargo.<\/li>\n<li>Consulta listas de espera<\/li>\n<li>Apertura la convocatoria<\/li>\n<li>Recepci\u00f3n, an\u00e1lisis de hojas de vida y documentaci\u00f3n: (recepci\u00f3n en f\u00edsico o medio digital al correo indicado en la convocatoria)<\/li>\n<li>Hace entrevista y expone condiciones<\/li>\n<li>Eval\u00faa (formato firmado por evaluado y evaluador)<\/li>\n<li>Realiza selecci\u00f3n efectiva<\/li>\n<li>Firma contrato<\/li>\n<li>Inducci\u00f3n<\/li>\n<li>Procede a digitalizar informaci\u00f3n, archivar y destruir<\/li>\n<\/ul>\n<p>Autorizaci\u00f3n<\/p>\n<ul>\n<li>Si es por medio f\u00edsico, o electr\u00f3nico se entregara o se le enviar\u00e1 por el responsable o l\u00edder del proceso formato de autorizaci\u00f3n tratamiento de datos y se les dar\u00e1 a conocer el aviso de privacidad, se le indicaran cu\u00e1les son sus derechos, la posibilidad de autorizar o no, las finalidades y en general las pol\u00edticas de tratamiento.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Archivo<\/p>\n<ul>\n<li>El archivo se llevara de manera digital en medio magn\u00e9tico o en ordenador, si es f\u00edsico se proceder\u00e1 a su digitalizaci\u00f3n y se eliminaran los archivos f\u00edsicos o se devolver\u00e1n al interesado.<\/li>\n<li>Las hojas de vida seleccionadas, ser\u00e1n digitalizadas y archivadas en carpetas en el ordenador y reposaran all\u00ed, durante todo el tiempo que labore en la empresa y hasta un (1) a\u00f1o despu\u00e9s de terminado el vinculo jur\u00eddico con la empresa, al cual solo se tendr\u00e1 acceso el responsable para certificar la experiencia laboral y hoja de vida del trabajador cuando este o un tercero lo solicite.<\/li>\n<li>Las hojas de vida no seleccionadas o que no aprobaron la entrevista, ser\u00e1n archivadas por un (1) a\u00f1o en archivo digital, a los cuales tendr\u00e1 acceso el responsable, por si se requieren para futuras vacantes, vencido el t\u00e9rmino el encargado las eliminar\u00e1.<\/li>\n<li>Todas las hojas de vida recibidas con anterioridad al manual se sujetaran a los procedimientos preestablecidos.<\/li>\n<\/ul>\n<p>2.8. Procedimiento liquidaci\u00f3n n\u00f3mina y prestaciones sociales.<br \/>\nSin perjuicio de los procedimientos establecidos en el sistema integrado de gesti\u00f3n y sobre los procesos de gesti\u00f3n humana, el encargado bajo sus deberes de ley responder\u00e1 por el tratamiento junto con el \u00e1rea de seguridad de la informaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Tratamiento<\/p>\n<p>La empresa a trav\u00e9s del responsable y l\u00edderes de proceso tal y como lo establece el sistema integrado de gesti\u00f3n y el proceso de gesti\u00f3n humana realizara el siguiente procedimiento:<\/p>\n<ul>\n<li>El \u00faltimo d\u00eda h\u00e1bil de cada mes el coordinador administrativo y financiero verifica con los l\u00edderes de proceso las novedades de personal causadas dentro del mes incapacidades, licencias, permisos, horas extras.<\/li>\n<li>Una registrada las novedades del mes se procede a liquidar los d\u00edas la n\u00f3mina del mes de acuerdo a los salarios establecidos en los contratos, manual de funciones o concertaciones colectivas. adem\u00e1s de los salarios se liquidan el pago de prestaciones sociales, riesgos y dem\u00e1s aspectos legales laborales en los formatos establecidos para ello por las entidades de salud, pensi\u00f3n, riesgos y parafiscales.<\/li>\n<li>Verificaci\u00f3n y revisi\u00f3n de la liquidaci\u00f3n realizada, cuando haya dudas se remite a los jefes inmediatos y si es necesario a los empleados y entidades de salud, pensi\u00f3n, ARL, etc.<\/li>\n<li>Se firma la n\u00f3mina y los soportes de aportes y parafiscales y se transfieren para pagos seg\u00fan el procedimiento registro y control de egresos.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Autorizaci\u00f3n<\/p>\n<ul>\n<li>La autorizaci\u00f3n se supone adquirida por la empresa al momento de inicio con el proceso de selecci\u00f3n para vacantes.<\/li>\n<li>El encargado o funcionario pertinente debe verificar que cuenta con dicho documento, de lo contrario comunicara al responsable para lo pertinente y en todo caso se abstendr\u00e1 de realizar alg\u00fan tr\u00e1mite sin que se tenga dicha autorizaci\u00f3n, sin perjuicio de las normas legales de orden p\u00fablico y de obligatorio cumplimiento.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Archivo<\/p>\n<ul>\n<li>El archivo se llevara de manera digital en medio magn\u00e9tico o en ordenador, si es f\u00edsico se proceder\u00e1 a su digitalizaci\u00f3n y se eliminaran los archivos f\u00edsicos o se devolver\u00e1n al interesado.<\/li>\n<li>En todo caso este archivo permanecer\u00e1 por un t\u00e9rmino de cinco (5) a\u00f1os.<\/li>\n<\/ul>\n<p>2.9 Procedimiento para el tratamiento de datos sensibles<\/p>\n<ul>\n<li>Todos los datos sensibles que ingresen a la empresa en f\u00edsico, ser\u00e1n escaneados y digitalizados, procediendo a guardar en una carpeta para tal fin, en un lugar separado a donde se encuentra el resto de la informaci\u00f3n, sin perjuicio del SIG de la empresa.<\/li>\n<li>Toda la informaci\u00f3n de datos sensibles que ingresen a la empresa por medio magn\u00e9tico, ser\u00e1 almacenada en el equipo del encargado y estar\u00e1 resguardada por cifrado num\u00e9rico del cual solo tendr\u00e1 conocimiento el responsable y el encargado.<\/li>\n<li>En todo caso, solo tendr\u00e1 acceso a los datos sensibles el encargado previo a autorizaci\u00f3n del responsable por solicitud del titular del dato o los legitimados para ejercer los derechos o en cumplimiento de una orden judicial.<\/li>\n<li>De ninguna manera, ni por ning\u00fan motivo ser\u00e1 susceptible de uso por parte de cualquier otro funcionario de la empresa aparte de los establecidos.<\/li>\n<li>Luego de efectuado el fin para la cual fue solicitada, todos los datos sensibles estar\u00e1n almacenadas al interior de la empresa en archivo muerto por el termino de 3 a\u00f1os, posteriormente ser\u00e1 suprimida seg\u00fan el tramite preestablecido.<\/li>\n<li>En ning\u00fan caso, los datos sensibles saldr\u00e1 de la empresa, excepto por requerimiento expreso del titular del dato o los legitimados para ejercer los derechos o en cumplimiento de una orden legal.<\/li>\n<\/ul>\n<p>2.10 procedimiento para la demostraci\u00f3n.<\/p>\n<p>El responsable, por medio de los manuales y los archivos de datos contenidos en la empresa demostrara ante la Superintendencia de Industria y Comercio, la implementaci\u00f3n de medidas apropiadas y efectivas para cumplir con las obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.<\/p>\n<p>Demostrara a quien lo requiere con el respectivo documento f\u00edsico o digital, donde conste la autorizaci\u00f3n o revocaci\u00f3n del tratamiento de datos personales.<\/p>\n<p>CAPITULO QUINTO<br \/>\nVIGENCIA Y APLICACI\u00d3N<\/p>\n<p>SECCI\u00d3N PRIMERA.<\/p>\n<p>1.1 VIGENCIA.<\/p>\n<p>El manual de pol\u00edticas de tratamiento de la informaci\u00f3n y de datos personales rige a partir del momento en que sea aprobada por la Junta Directiva y se realice su respectiva publicaci\u00f3n en la p\u00e1gina de la empresa.<\/p>\n<p>1.2 MODIFICACIONES A LAS POL\u00cdTICAS DE TRATAMIENTO.<\/p>\n<p>La empresa se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus pol\u00edticas y procedimientos de tratamiento de la informaci\u00f3n y datos personales. Cualquier cambio ser\u00e1 publicado y anunciado. Adem\u00e1s, se conservar\u00e1n las versiones anteriores de la presente pol\u00edticas de tratamiento de datos personales. El uso contin\u00fao de los servicios o no desvinculaci\u00f3n de los mismos por el titular del dato despu\u00e9s de la notificaci\u00f3n en medio de amplia circulaci\u00f3n o p\u00e1gina web de los nuevos lineamientos constituye la aceptaci\u00f3n de la misma.<\/p>\n<p>SECCI\u00d3N SEGUNDA<\/p>\n<p>2.1 \u00c1MBITO DE APLICACI\u00d3N<\/p>\n<p>Las pol\u00edticas de tratamiento de la informaci\u00f3n aplicara a toda la informaci\u00f3n contenida en las bases de datos o archivos de la empresa, excluyendo, en t\u00e9rminos de la ley 1581 de 2012:<\/p>\n<ul>\n<li>Las bases de datos o archivos mantenidos en un \u00e1mbito exclusivamente personal o dom\u00e9stico de cada uno de los trabajadores en sus equipos de c\u00f3mputo de propiedad de la empresa o personal usado al interior de la empresa, celulares o Tablet u otros medios tecnol\u00f3gicos y que no contenga informaci\u00f3n sobre el desarrollo del objeto social de la empresa o en ejercicio de sus labores, exceptuando cuando estos vayan a ser suministrados a terceros, quedando sujetos a los procedimientos del presente manual.<\/li>\n<li>Las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, as\u00ed como la prevenci\u00f3n, detecci\u00f3n, monitoreo y control del lavado de activos y el financiamiento del terrorismo.<\/li>\n<li>Las bases de datos que tengan como fin y contengan informaci\u00f3n de inteligencia y contrainteligencia.<\/li>\n<li>Las bases de datos y archivos de informaci\u00f3n period\u00edstica y otros contenidos editoriales.<\/li>\n<li>Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008 sobre manejo de informaci\u00f3n personal, financiera, crediticia, comercial, de servicios y proveniente de terceros pa\u00edses.<\/li>\n<li>Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993 sobre Censos poblacionales y Vivienda en el territorio nacional.<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por la cual se dictan disposiciones para la protecci\u00f3n de datos personales y en desarrollo del derecho Constitucional que tiene todas las personas sobre el conocimiento, actualizaci\u00f3n y rectificaci\u00f3n de la informaci\u00f3n que exista de ellas en bases de datos [&hellip;]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":0,"parent":0,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/tecnopetrolqhse.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/568"}],"collection":[{"href":"https:\/\/tecnopetrolqhse.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/tecnopetrolqhse.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/tecnopetrolqhse.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/1"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/tecnopetrolqhse.com\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=568"}],"version-history":[{"count":3,"href":"https:\/\/tecnopetrolqhse.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/568\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":576,"href":"https:\/\/tecnopetrolqhse.com\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/568\/revisions\/576"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/tecnopetrolqhse.com\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=568"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}